Privacy statement ASG
Als onderwijsinstelling hebben we te maken met persoonsgegevens van veel jonge mensen en hun ouders of verzorgers. Aan de bescherming van deze persoonsgegevens hechten we veel waarde. Dit komt tot uitdrukking in de eisen die wij stellen aan zowel de eigen organisatie als aan partijen waarmee we samenwerken. In onderstaande informatie kunt u lezen welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dit doen en welke rechten er zijn voor leerlingen en ouders of verzorgers.
Leerling bij ASG
Bij ASG gaan we zorgvuldig om met de privacy van onze leerlingen. In verband met het geven van onderwijs, het begeleiden van onze leerlingen, en de vastlegging daarvan in de administratie van de school, worden gegevens over en van leerlingen vastgelegd. Deze gegevens worden persoonsgegevens genoemd. Het vastleggen en gebruik van deze persoonsgegevens is beperkt tot informatie die strikt noodzakelijk is voor het onderwijs. De gegevens worden beveiligd opgeslagen en de toegang daartoe is beperkt. De school maakt ook gebruik van digitaal leermateriaal. De leveranciers van die leermaterialen ontvangen een beperkt aantal leerling gegevens. De school heeft met haar leveranciers strikte afspraken gemaakt over het gebruik van de persoonsgegevens, zodat misbruik wordt voorkomen.
Welke gegevens wij verwerken en bewaartermijnen
Voor het kunnen verzorgen van goed onderwijs verwerken we studie voortgangsgegevens, zoals examenresultaten, aanwezigheidsregistratie en te volgen studietrajecten. Behalve deze gegevens hebben we ook andere persoonsgegevens nodig, zoals naam, adres, geboortedatum en BSN. Deze gegevens hebben we nodig om de leerling te kunnen identificeren. We bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk. Voor de meeste gegevens geldt een bewaartermijn van 2 jaar na beëindigen van de opleiding. Sommige gegevens, zoals financiële, moeten we volgens wettelijke verplichtingen 7 jaar bewaren.
Gegevens inzien, wijzigen, verwijderen
Ouders en verzorgers mogen voor zover de betrokken kinderen nog geen 16 jaar zijn het volledige leerling dossier bij ons inzien. Als kinderen 16 jaar worden beperkt dit recht op inzage zich tot alleen de leerresultaten. Wordt een leerling 18 jaar dan is er voor ouders en verzorgers alleen inzage mogelijk als de leerling daar toestemming voor geeft. ASG mag bepaalde delen afschermen als daar informatie in staat over iemand anders, zoals een medeleerling. De leerkracht hoeft ook geen inzage te geven in zijn of haar persoonlijke werkaantekeningen.
U mag gegevens laten wijzigen. Bijvoorbeeld als de leerling is verhuisd, we een foutje hebben gemaakt in de geboortedatum of de naam verkeerd hebben geschreven. Het gaat om het wijzigen van feitelijke gegevens.
U mag vragen om het verwijderen van persoonsgegevens. Gegevens mogen verwijderd worden als er geen wettelijke grondslag meer is om deze te verwerken.
Voor het Inzien, wijzigen of verwijderen van gegevens kunt u contact opnemen met de leerling administratie van de betreffende school.
De rechten voor inzien, wijzigen of verwijderen gaan over op de leerling als deze 16 jaar wordt. ASG houdt in een register precies bij welke persoonsgegevens worden verwerkt en met wie deze worden gedeeld. Zo worden persoonsgegevens gedeeld met de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Dit is een wettelijke verplichting. Daarnaast worden persoonsgegevens gedeeld met bijvoorbeeld leveranciers van digitale onderwijs applicaties. U kunt verzoeken om inzage in dit register via onze adviseur Informatie Beveiliging en Privacy.
Derden
Persoonsgegevens delen we niet met derden anders dan voor het onderwijs verplicht zoals DUO en gerechtvaardigd zoals leveranciers van digitale leermiddelen of met toestemming zoals de schoolfotograaf.
Ouder en leerling portaal
Veel scholen van ASG maken gebruik van ouder- en leerling portalen voor toegang tot de gegevens. Het is een eigen verantwoordelijkheid hoe u omgaat met deze gegevens, denk aan het opslaan, afdrukken en/of verspreiden van de gegevens. ASG adviseert om vertrouwelijk om te gaan met deze gegevens. Ga ook zorgvuldig om met de benodigde inlognamen en wachtwoorden.
Veranderingen
Dit privacy statement is afgestemd op de huidige wetgeving en werkwijze van ASG. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen hiervan kunnen leiden tot wijzigingen in het beleid. Het is daarom raadzaam om regelmatig dit privacy statement te raadplegen.
Veiligheid
ASG is bewust van de risico’s bij de verwerking van persoonsgegevens. Onze medewerkers gaan hier dan ook vertrouwelijk mee om. Wij onderzoeken onze processen en systemen op mogelijke risico’s en nemen indien nodig maatregelen om de veiligheid te vergroten. ASG werkt daarbij met het onderwijs Normenkader voor Informatiebeveiliging en Privacy.
Vragen en contactgegevens
Meer informatie over privacy kunt u lezen in de schoolgids. Voor vragen kunt u terecht bij onze adviseur Informatie Beveiliging en Privacy (ibp@asg.nl). Indien er situaties zijn die vragen om een onafhankelijk oordeel, kunt u terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Contact:
Almeerse Scholen Groep
Bongerdstraat 1
1326 AA Almere
Postbus 60276 1320 AH Almere
Telefoon (036) 540 63 63